個人情報に関する管理・取扱規程

板橋区ひきこもり相談窓口では、当機関における個人情報保護に関する取組方針および個人情報の取扱いに関する考え方として、個人情報に関する管理・取扱規程を制定します。

【取組方針】

当機関は、個人情報の適切な保護と利用を重要な社会的責任と認識し、相談業務、支援業務等、当機関が実施する業務を行うにあたっては、個人情報の保護に関する法律をはじめとする関係法令等に加えて、本規程を遵守し、ご相談者の個人情報の適切な保護と利用に努めます。

【個人情報の取得方法】

ご相談者の個人情報を業務上必要な範囲において、適正かつ適法な手段により取得します。

【利用目的】

ご相談者の個人情報を、当機関の業務遂行ならびに利用目的の達成に必要な範囲において取り扱うこととし、その範囲を超えて他の目的に利用することはありません。

◎当機関の業務内容
・相談支援業務
・プランの策定・評価

◎利用目的
・相談支援業務を円滑に行うため
・自治体に対して事業等利用申込を行うため
・支援提供、関係機関・関係者との連絡・調整等自立支援に資するため

【個人情報の内容】

当機関では、以下の情報を個人情報として取り扱います。
・氏名、性別、年齢、住所、電話番号、家族関係等個人の属性に関わる基本的情報
・健康状態、疾病、障害、介護等健康に関する情報
・就労・通学・通所状況に関する情報
・収入、資産、債務等経済的状況
・福祉制度利用状況
・その他、生活歴や過去の経験、抱えている課題等、相談業務において知り得た情報

【第三者への提供の制限】

ご相談者（又は代理人）の同意をいただいている場合や法令等に基づく場合等を除き、原則としてご相談者の個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において、関係機関・関係者等との間で共同利用する場合には、原則としてご相談者（又は代理人）の同意を得た上で、ご相談者の個人情報を関係機関・関係者等（別表で例示した機関）に対して提供することがあります。
また、例外として、個人情報保護法第27条第１項に従って、同意を得ずに関係機関・関係者等に対して情報提供する場合があります。

◎同意の上で第三者に提供する場合
・他機関・他者との間で、支援の実施、各種事業等の利用申込やプラン策定に関する調整を行うため
・他機関・他者が実施する支援を受けるため
・プランが終了した後に関係機関との連携が必要な場合
・各種福祉制度申込時に、当機関から自治体へ事前に本人が特定される形で相談する場合
・病気・怪我等の際に医療機関につなぐ場合

◎同意を得ずに第三者に提供する場合（個人情報保護法第27条第１項の定めによる）
・法令に基づく場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

【保存期間】

ご相談者の情報の保存は、相談日より開始します。保存期間は、支援終結日より５年間とします。その後は、適切な方法（溶解処理等）により廃棄します。

【安全管理措置】

ご相談者の個人情報を正確かつ最新の状態で保管・管理するよう努めるとともに、漏えい等を防止するため、合理的な安全管理措置を実施します。

【継続的改善】

情報技術の発展や社会的要請の変化等を踏まえて本規程を適宜見直し、ご相談者の個人情報の取扱いについて、継続的に改善に努めてまいります。

【別表】

関係機関・関係者等の例示